Creación de un centro de excelencia para la automatización

Un centro de excelencia (CoE) es un equipo de especialistas que constituyen la fuente principal de conocimientos y soporte en relación con un tema, una tecnología o una iniciativa en concreto. Están presentes en todos los sectores y suelen crearlos aquellas empresas que desean dotar de personal y recursos financieros a un único equipo para que aborde ciertos desafíos específicos de la empresa y cumpla los objetivos comunes.

En el sector del software, los CoE desempeñan un papel esencial en el establecimiento de estándares que promueven la innovación, sobre todo en el caso de las empresas que recién comienzan el proceso de automatización. En este sentido, las empresas que trabajan para transformar sus operaciones y automatizar los procesos pueden crear un centro de excelencia con el fin de superar los obstáculos técnicos, institucionales y culturales que conlleva adoptar la automatización según sea necesario.

La responsabilidad principal de un CoE para la automatización es identificar las áreas de la empresa en las que puede implementarse esta tecnología y, así, aumentar la eficiencia y la productividad, reducir los costos y disminuir los errores humanos.

Para aprovechar al máximo la automatización, su adopción debe ser generalizada. Por eso, los CoE también se ocupan de abordar los desafíos que surgen cuando toda una empresa, conformada por equipos dispares, elige pasar de las tareas y los flujos de trabajo manuales a un enfoque automatizado. Al proporcionar ayuda, capacitación y soporte a todo el personal, estos CoE logran que la automatización se convierta en una iniciativa de toda la empresa.

Si bien los CoE se destacan por su capacidad para hacer frente a las dificultades que presenta implementar la automatización según sea necesario, las pequeñas empresas también pueden aprovechar las ventajas de contar con una única fuente de especialistas que les ofrezca una estrategia uniforme, establezca las prácticas recomendadas desde el comienzo y saque el máximo provecho de la automatización. Independientemente del tamaño de tu empresa, los CoE te permiten acelerar la innovación, agilizar los procesos y aumentar el compromiso con la estrategia de automatización.

1. Determina tu misión y tus objetivos. En primer lugar, analiza las razones que te llevan a crear un centro de excelencia para la automatización, es decir, los motivos de la empresa para establecerlo, los obstáculos que quieres superar y los objetivos prioritarios. Es importante definir el motivo por el que necesitas un centro de este tipo y los indicadores de rendimiento que vas a medir para determinar el éxito.
2. Obtén el respaldo de los ejecutivos. Crear un centro de excelencia para la automatización es como conformar un equipo nuevo, por lo que debes contar desde el primer momento con la aprobación y el apoyo del equipo directivo, el cual puede ayudarte a validar y perfeccionar la visión del CoE y promoverla desde los puestos superiores. Además, esta aceptación permite reducir las tensiones que pueden surgir a la hora de justificar costos adicionales o proponer mejoras.
3. Realiza cambios en el nivel empresarial. La automatización es un factor esencial para el éxito de tu empresa, por lo que es probable que los especialistas en la materia trabajen en equipos de toda la empresa, no solo en el sector de TI. Aunque muchos CoE para la automatización dependen del director de información, algunos se encuentran en unidades de negocio que no pertenecen a la TI. Por ello, a la hora de crearlos, un paso importante es determinar la persona a la que deberá rendir cuentas el equipo y el área en la que funcionará mejor para facilitar la comunicación entre el sector de TI y las partes interesadas de la empresa. Asimismo, es necesario identificar a los directivos del equipo y a los miembros del personal que asumirán funciones dentro del CoE.
4. Formaliza los conocimientos y las herramientas. Los usuarios y los desarrolladores de la automatización consideran al CoE como la máxima autoridad en materia de prácticas recomendadas. Es importante crear un espacio para que las partes interesadas fundamentales puedan interactuar con el CoE, descubrir las opciones de automatización disponibles en la empresa y conocer los distintos aspectos del proceso que pueden profundizar, por ejemplo, a través de páginas wiki, programas de aprendizaje o canales de chat.
5. Comunícate con las partes interesadas de forma periódica. Al igual que ocurre con las funciones de gestión de productos, es importante que las partes interesadas conozcan lo que sucede en el ámbito de la automatización y los planes para el futuro. Por eso, en lugar de recurrir exclusivamente a la comunicación escrita, puede resultar más eficaz organizar eventos periódicos en los que puedan interactuar con el CoE y conocer los avances en el campo. Al informar sobre estos aspectos de la automatización, se genera más entusiasmo por el trabajo y se logra que los equipos y el resto del personal se comprometan con la iniciativa, lo cual aumenta la confianza de los patrocinadores ejecutivos en que su apoyo es acertado.

Descubre las prácticas recomendadas de los centros de excelencia para la automatización

Por lo general, la creación de un CoE para la automatización es el primer paso para fomentar la adopción de esta tecnología en toda la empresa, pero sin duda no es el único ni el último.

Una comunidad de práctica (CoP) está formada por un grupo de personas que se organizan en función de su experiencia en un interés común y de su pasión por él. Los propios especialistas desarrollan una CoP de forma orgánica y, aunque es posible que el equipo directivo de una empresa le proporcione la infraestructura que necesita para alcanzar sus objetivos, el equipo de gestión no decide quiénes serán sus miembros, y es posible que la CoP no reciba financiación formal ni permanente.

Los objetivos por los que se crean las CoP son diversos. Estos son algunos de los más comunes:

• crear una comunidad conectada de especialistas que compartan funciones y prioridades similares, pero que trabajen en equipos internos diferentes;
• establecer prácticas recomendadas, desarrollar habilidades y compartir conocimientos;
• identificar nuevas líneas de negocio;
• motivar a los especialistas nuevos, ya sea que formen o no parte de la CoP, a partir de los conocimientos y la dedicación de los miembros con mayor experiencia.

Dado que los resultados esperados de una CoP incluyen forjar relaciones y generar entusiasmo independientemente de los cargos oficiales, es una buena opción para las empresas que desean adoptar la automatización en toda la stack de la TI. El interés y la pasión que comparten los miembros es una herramienta fundamental para aumentar el compromiso en el proceso de automatización de la empresa: cuanto más comprometidos están los equipos, más probabilidades tienen de encontrar nuevas formas de incorporar este método a sus herramientas y flujos de trabajo.

Es posible que en algunas empresas se forme fácilmente una comunidad de práctica en materia de automatización, pero puede que en otras los desafíos culturales dificulten el trabajo conjunto de los equipos para convertir este método en un elemento esencial de su estrategia de TI. Por tal motivo, en este tipo de empresas, y en aquellas con una estructura jerárquica muy vertical, lo ideal es establecer un centro de excelencia que se ocupe de crear una comunidad de práctica de mayor alcance.

Al encomendar a un CoE que implemente la automatización en toda la empresa, es un equipo central el que realiza todo el trabajo preliminar necesario para garantizar la adopción generalizada con las herramientas adecuadas. A través de sus iniciativas de capacitación y perfeccionamiento de otros equipos, el CoE forma nuevos especialistas en automatización en toda la empresa, motivados por la pasión, la experiencia y el deseo de colaboración.

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